Merial dématérialisé 770 000 pages en moins de 6 semaines avec Everial

jeudi 18 mars 2010

Merial, une société spécialisée en santé animale, a choisi Everial pour assurer la dématérialisation d’un fonds documentaire équivalant à 200 mètres linéaires d’archives. Réalisé en moins de six semaines, le projet a permis de numériser l’intégralité des documents au format PDF/A, garantissant ainsi la sécurisation et l’optimisation de leur conservation et de leur consultation.

Merial a souhaité mettre en place un système de numérisation d’une partie de son fonds documentaire, pour garantir la sécurité de ses documents, améliorer leur qualité de conservation et faciliter leur consultation (mise en place d’un système de consultation électronique depuis les postes de travail, suppression des déplacements, gain de temps…).

Afin de maintenir la possibilité de consultation quasi permanente des documents pendant le projet, ceux-ci ont été répartis en lots, traités successivement pendant 4 semaines.

En moins de six semaines, Everial a ainsi assuré l’ensemble du processus de dématérialisation du fonds documentaire, selon les étapes sécurisées suivantes :

- Enlèvement des documents et inventaire du fonds chez Merial.

- Transport et réception des documents dans le centre de numérisation d’Everial de Rillieux La Pape (Rhône).

- Préparation des documents (sortie des classeurs, repérage des chapitres…).

- Numérisation des documents sur 4 scanners haute volumétrie.

- Indexation des documents en lien avec le numéro de dossier et le chapitre pour générer les fichiers PDF/A.

- Remise en forme à l’identique des documents papier.

- Reconditionnement des documents.

- Transport et restitution des documents.

- Mise à disposition des utilisateurs finaux des documents numériques sur un portail documentaire.

Aujourd’hui, l’intégralité du fonds documentaire est disponible et mis en ligne au format PDF/A. La moitié des documents peut également être consultée en recherche plein texte suite à un traitement OCR. Les utilisateurs habilités peuvent ainsi accéder :

- au fonds documentaire dématérialisé à partir de leur poste informatique via un identifiant et un mot de passe,

- au fonds documentaire physique qui est conservé dans un local sécurisé, placé sous la responsabilité d’une personne qui gère les entrées et sorties de documents, leurs consultations…

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