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L’archivage par le Cloud

lundi 24 septembre 2012

Le Cloud computing est un terme très à la mode, y compris dans les publicités télévisées aux heures de grande écoute. Ce n’est pas que du marketing : le Cloud  recouvre une vraie réalité dans la manière de mettre en œuvre les applications des entreprises. La vente des logiciels sous forme de licence est un mode de commercialisation qui ne correspond plus aux attentes des entreprises. Cela concerne en premier lieu les fonctions de support des entreprises (CRM, Support, Ressources Humaines, Gestion commerciale, Comptabilité, Finances...) où le Cloud désormais s’impose. De plus en plus d'entreprises, grandes ou petites, utilisent les services fournis par des opérateurs spécialisés, accessibles via Internet.

Cette tribune est rédigée par Bruno DILLET, Directeur Étude et Développement chez CDC Arkhinéo.

Ces opérateurs sont mondialisés et disposent d'Infrastructures réparties sur toute la planète, gage de performance et de disponibilité. Ainsi, les données de leurs clients sont répliquées et distribuées dans des datacenters et transitent en permanence sur les réseaux pour permettre l’accès instantané aux utilisateurs via une simple connexion Internet. Mais ces données peuvent parfois être confidentielles ou essentielles pour l'activité de ces sociétés (voire faire l’objet de contraintes légales ou règlementaires de localisation).


Comment alors conserver les documents ?

Les utilisateurs de ces services sont donc face à une vraie problématique : comment garantir et démontrer que le document disponible sur le Cloud est bien le document initial et qu'il n'a pas été altéré ? Comment être sûr qu'il sera toujours disponible et accessible dans 1, 5 ou 10 ans ou plus, même après les nombreuses évolutions de la plateforme de Cloud ? Comment, en cas de changement d'opérateur de Cloud, récupérer le document tel qu’à l'origine ?
L'archivage des documents qui engagent l'entreprise et qui permettent de faire valoir ses droits en cas de litige ou contestation doit respecter des normes strictes . Elles imposent des processus de traçabilité, d'horodatage, de scellement et définissent des rôles et des acteurs. Ces normes professionnelles permettent de garantir et de démontrer l'origine d'un document, sa date d'archivage et son intégrité depuis son versement aux archives, le rendant ainsi recevable auprès d'un tribunal par exemple.
Cela nécessite des processus très spécialisés que n'offrent pas aujourd'hui les plateformes de Cloud Computing.


Peut-on utiliser le Cloud pour les documents à valeur probante ?

Oui mais, comme nous venons de le voir, pas pour leur conservation. Le Cloud va permettre par exemple de constituer des documents grâce au travail collaboratif, de les échanger, de les valider via des workflows et de les associer aux processus de gestion de l'entreprise (contractualisation, achat, facturation, etc.). Mais, quand il s'agira de les archiver, il faudrait alors pouvoir les verser à un service de tiers archivage spécialisé tout en conservant sa référence dans l'application Cloud. Le document serait donc archivé et accessible depuis le Cloud.
L'archivage par le Cloud
Pour archiver par le Cloud, le principe est simple : coupler fortement la plateforme de Cloud Computing avec un service de tiers archivage de telle sorte que les documents à valeur probante soient archivés sur la plateforme d’un tiers-archiveur. Ainsi les utilisateurs de la plateforme de Cloud Computing peuvent utiliser les services du Cloud tout en conservant les documents à valeur probante sur une plateforme spécialisée pour l’archivage.
Bien évidemment, cela nécessite le développement d'une application dans l'environnement Cloud permettant d'assurer d'une manière transparente le lien entre la référence d'un document dans l'application Cloud et son archive dans le service de tiers archivage. Cette application est générique et disponible pour tous les clients de la plateforme de Cloud. C’est une "App" installable depuis le "Store" de la plateforme Cloud.
Cela permet également aux sociétés soucieuses de la localisation et de la sécurité de leurs documents, ou ayant des contraintes (notamment fiscales, légales ou règlementaires) sur ces sujets, de connaître avec précision les conditions dans lesquelles sont conservés leurs documents, y compris la localisation géographique et la confidentialité.

Cela va rendre directement accessible à tous les clients de la plateforme de Cloud un service d'archivage conservant la valeur probante des documents.  
Ceci présentera également l’avantage de rendre accessible  aux TPE/PME ce service d'archivage jusqu'alors trop coûteux, et cela via un simple abonnement à la plateforme de Cloud pour un montant à peine supérieur à celui d’un forfait téléphonique.
L'archivage par le Cloud rendra ainsi plus facile et accessible l'archivage des documents à valeur probante et contribuera également au développement de leur usage.             



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