Au-delà de la bureautique

mardi 11 octobre 2005

Par Nicolas Esposito, UTC (Université Technologique de Compiègne). Finalement, les logiciels de bureautique que nous utilisons massivement à l'heure actuelle sont-ils faits pour nous ? Ne manque-t-il pas un environnement nous permettant de gérer notre contenu depuis la simple note jusqu'au suivi des documents ? Quand passerons-nous de la bureautique à des systèmes qui gèrent le cycle de vie de notre contenu ?

Des logiciels pour qui ?

L'usage des logiciels de bureautique est aujourd'hui largement répandu, chez les professionnels comme chez les particuliers. Ces logiciels sont généralement regroupés dans ce que l'on appelle des suites bureautiques. Il s'agit souvent de Microsoft Office et lorsque ce n'est pas le cas, on en est très proche (par exemple avec OpenOffice). Ce type de logiciel, Word et PowerPoint en tête, sont basés sur une approche dite WYSIWYG (What You See Is What You Get). Au départ attrayante, cette approche peut rapidement poser des problèmes de qualité en ce qui concerne les documents obtenus. Nous sommes le plus souvent confrontés à une page blanche surmontée de boutons de mise en forme. De cette manière, nous sommes guidés par la mise en page, par la mise en forme typographique. Nous sommes incités à saisir directement notre document tel qu'il sera dans sa forme finale. Se focaliser sur la structure du document et son contenu relève alors d'une volonté forte. Il n'y a en effet pas de distinction franche entre le travail du contenu et celui de sa présentation. Cela ne facilite pas non plus le travail sur la forme. Comme nous ne sommes généralement pas graphistes, maquettistes ou typographes, nous passons des heures à travailler la présentation pour un résultat au mieux moyen et souvent ridicule aux yeux d'un professionnel du domaine.
On peut ainsi dire que, paradoxalement, ces logiciels que nous utilisons régulièrement ne sont pas faits pour nous.

De la méthode au projet

Avec des feuilles et un crayon, on ne dispose pas de fonctionnalités telles que le copier/coller ou la recherche de mots. Mais on bénéficie d'une grande liberté qui nous permet de mettre en œuvre des méthodes que l'on nous a enseignées à l'école. Par exemple, pour la dissertation : on va analyser le sujet au brouillon, jeter ses idées en vrac, les structurer, etc.

Les suites bureautiques n'intègrent pas d'outils pour ce travail. Effectivement, elles ne concernent que la phase de réalisation. Si l'on considère la rédaction d'un document comme un projet, il nous manque donc, avant la réalisation, la phase de conception et, après la réalisation, la phase de communication et de suivi.

Évidemment, chacun peut mettre en place sa propre discipline de travail. Par exemple : structurer sa réflexion grâce à premier logiciel, ensuite rédiger le document avec une autre application qui sera adaptée au type de contenu que l'on souhaite produire et enfin, affiner le système de classement de son disque dur pour enregistrer tout ce qui fait suite à la publication du document. Mais que de temps perdu, que de manipulations complexes, que de mauvaises manœuvres en perspective...

De la bureautique à la gestion du cycle de vie

La dernière phase dont nous parlons est gérée par certains systèmes informatiques. On peut y communiquer des documents, en discuter, stocker ce qui y est lié, etc. Mais ces systèmes ne sont généralement déployés que dans les grandes entreprises, le grand public devant gérer cet aspect par lui-même. Les blogs présentent une avancée intéressante dans ce domaine avec la gestion des commentaires et des liens entre les notes. Mais cela ne concerne donc qu'un usage bien particulier.

Concernant la phase de conception, il existe de nombreux outils permettant de préparer un contenu avant de le rédiger. On utilise souvent pour cela des notes structurées ou des cartes mentales. Mais au moment de rédiger, se pose le problème de la récupération du contenu. On peut procéder par copier/coller, parfois par exportation. Nous devons ainsi assurer la gestion de notre contenu dans le passage d'une phase à une autre. Pourquoi n'y a-t-il pas intégration entre les outils de la phase de conception et ceux de la phase de réalisation ? Cette question a donné lieu à un projet (Osmose) que nous avons mené à l'université de technologie de Compiègne. Nous diffusons maintenant une version préliminaire d'un logiciel libre qui propose cette intégration : http://www.utc.fr/~idylle/osmose/

Nous militons donc pour une gestion du contenu depuis la simple prise de notes jusqu'au suivi des documents, c'est-à-dire pour la gestion du cycle de vie du contenu. De nouveaux systèmes verront le jour, ils assureront ce type de gestion du contenu et seront accessibles au grand public. Les problèmes à résoudre pour atteindre cet objectif sont nombreux (nous y avons travaillé) mais ne manquons pas cette opportunité d'évolution dans l'informatique personnelle, une amélioration de la qualité de nos documents est au bout du chemin.