La Carac assure sa gestion documentaire avec Kofax

jeudi 3 juillet 2008

La Carac, mutuelle d'épargne et de retraite, se donne les moyens d'une gestion électronique puissante, rapide et fiable avec sa solution phare Ascent Capture. Intervenant préalablement sur la numérisation des dossiers adhérents, la solution retenue a su séduire et s'adapter aux besoins de tous les services de l'entreprise.

C'est en 1994 que la CARAC a, pour la première fois, l'idée de transposer les archives de ses dossiers adhérents sur support numérique. Dans un marché qui en est encore à ses balbutiements, l'entreprise se tourne vers une solution développée spécifiquement pour elle et qui lui donnera entière satisfaction jusqu'en 2003, date d'un nouvel appel d'offre.

Trois postes sont alors équipés du logiciel d'acquisition numérique Ascent Capture de Kofax pour le traitement du courrier entrant de l'activité Retraite de la mutuelle. La gestion collaborative des documents est quant à elle confiée à LiveLink de la société OpenText.

Bien sûr, la CARAC ne compte pas s'arrêter en si bon chemin. Dès l'année suivante en effet, les services généraux de la Carac, croulant sur une masse importante de documents internes, confieront à Kofax l'élaboration de leur GED (gestion électronique de documents).

Mais c'est en 2005 que Kofax a pu déployer toute son expertise au travers du traitement et de la lecture automatisée de 165 000 formulaires précomplétés, en seulement quelques semaines. Au rythme de 1 000 documents à l'heure par poste (contre 1 000 par jour pour un traitement manuel), chaque formulaire reçu était identifié par lecture du numéro d'adhérent puis classifié et indexé dans la base documentaire.

Depuis, il ne se passe plus une année sans qu'un nouveau projet voit le jour, toujours plus complexe que le précédent et nécessitant la lecture de plus en plus de champs, pour une indexation ultra-précise dans la base documentaire. Parmi les avancées les plus spectaculaires, on note par exemple l'apparition de la sortie document au format PDF (préalablement TIFF) permettant une recherche terminologique sur les documents numérisés.

Ou bien encore le futur projet de numérisation et de lecture automatique des factures fournisseurs. Avec un déploiement prévu avant l'été 2008, ce nouveau projet de GED permettra l'envoi automatique des informations comptables et financières sur PeopleSoft, l'ERP retenu par la CARAC.