Les portails Web au centre des processus de travail collaboratifs
Par Bertrand Maugain, partner manager chez eZ Systems

mercredi 4 mars 2009

20090304_02 Au centre des problématiques des Directions des Systèmes d'information, les portails Web sont aujourd'hui une imposante centrale du système d'information. En effet, historiquement cantonnés dans une logique de site vitrine, les portails Web sont aujourd'hui de véritables plates-formes de communication pour les entreprises, que se soit en externe ou en externe. Un point intéressant tient également à la démocratisation de l'usage de portail Web, quelle que soit la taille de l'entreprise.

En effet, au-delà des grands groupes et administration pour qui l'usage de ce type d'outil apparaît comme incontournable, les PME sont aussi largement consommatrices de ce type de solutions pour développer leur avantage concurrentiel et améliorer leur compétitivité et leur qualité de service. L'évolution constante du périmètre fonctionnel de ces outils s'explique par de nombreuses raisons complémentaires comme l'évolution organisationnelle des entreprises, le développement des notions de travail collaboratif, l'essor du Knowledge management, l'ouverture du système d'information vers l'extérieur ou encore la croissance importante du nombre d'applications métiers.

Les mutations organisationnelles des entreprises et le développement des notions de travail collaboratif

L'un des premiers points expliquant le développement des portails Web est lié à l'évolution des organisations et du mode de fonctionnement interne des entreprises. En effet, de plus en plus éclatées et distribuées, les entreprises recherchent désormais des outils fédérateurs et communs qui permettent à leurs collaborateurs d'accéder en temps réel et en tous lieux à des informations consolidées et actualisées en temps réel. Cette tendance est d'ailleurs accentuée par le fort développement de la mobilité qui implique des déplacements plus fréquents des salariés. De plus, le besoin de partage d'information et de travail collaboratif pousse également à proposer des outils pragmatiques et adaptés aux besoins formulés. L'on constate d'ailleurs que de nombreux nouveaux outils orientés Web 2.0 sont aujourd'hui une réalité opérationnelle et en production dans les portails d'entreprise.

La gestion des savoirs est également une donnée expliquant l'essor des portails. Dans une logique mouvante, il est désormais fondamental de concentrer des ressources documentaires dans un espace accessible par tous 24/7.Ainsi, au travers d'une telle mise en œuvre les collaborateurs peuvent accéder aisément à l'information souhaitée et mener à bien leurs différentes missions. Dans certains déploiements (intranet) des forums thématiques sont également proposés.

L'ouverture du système d'information vers l'extérieur.

Une forte caractéristique de l'évolution des entreprises est également leur ouverture croissante de leur système d'information vers l'extérieur (clients et fournisseurs). En effet, dans un souci d'amélioration des relations commerciales, de traçabilité et d'optimisation des processus de synchronisation et d'échange, les portails Web se sont positionnés comme une réponse adaptée. En effet, le développement des extranets est désormais un point central dans le mode d'échange des entreprises qui au travers d'espaces privatifs favorise leur communication vis à vis de l'extérieur et propose des services à valeur ajoutée à leurs clients et partenaires (suivi de dossier, gestion des commandes, gestion des réclamations...)

La croissance exponentielle du nombre d'applications métiers

On notera également que la croissance du nombre d'applications métier Web en entreprises est aussi à la base du succès des portails. Dans une logique d'intégration au sein d'un SI unifié, ces applications doivent être centralisées et accessibles depuis un portail Web commun. Notons d'ailleurs que leur interfaçage et une donnée importante dans la mesure où elles doivent pouvoir communiquer ensemble et alimenter par exemple des ERP ou une plate-forme de Business Intelligence.

Bien d'autres exemples pourraient également venir expliquer l'essor joué par les portails Web. L'on constatera néanmoins qu'en dépit des usages hétérogènes expliquant ce développement, les notions de travail collaboratif et de paramétrage sur mesure sont des thématiques portant largement ce type de déploiement qui devraient continuer à s'accentuer.