La dématérialisation, du concept à la réalité
Par Xavier Laine, Président de Primobox

lundi 15 juin 2009

20090615_11 Plus qu'un simple concept, la dématérialisation est aujourd'hui une préoccupation majeure pour les entreprises et pour les administrations. Avant toute chose, il convient de bien préciser ce que l'on entend par dématérialisation. Généralement perçue comme l'étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. De manière générale, son objectif est de décloisonner et de valoriser le patrimoine documentaire d'une entreprise et donc de le rendre aisément accessible. Cette donnée contribue largement à améliorer la productivité et la réactivité de l'entreprise.

La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès. A ce jour, les aspects liés au travail collaboratif, à la dématérialisation des flux entrants (factures, courriers...) ou encore à la signature électronique sont des préoccupations stratégiques pour les entreprises de toutes tailles. Autant de domaines qui imposent de partager des documents dématérialisés et accessibles pour tous.

Un processus global

Il est alors indispensable de planifier un processus de traitement global allant de la numérisation jusqu'à l'archivage électronique. Notons tout de même que tout ne se résume pas à une simple utilisation de technologies. Il est en effet indispensable de prendre en compte un ensemble de variables complémentaires pour mener à bien un projet de dématérialisation : organisation de l'entreprise, contraintes réglementaires comme par exemple pour la dématérialisation et l'archivage de factures. Dématérialiser est donc un processus qui demande une préparation minutieuse.

Une fois ces éléments pris en compte et définis, la dématérialisation offre des bénéfices immédiats et permet aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des tâches à valeur ajoutée. Ainsi, adopter la dématérialisation de courriers permet aux entreprises d'améliorer leurs temps et leurs coûts de traitement réduction de plus de 50 % ).

L'occasion de revoir les processus

Autre exemple des vertus liées à la dématérialisation : l'optimisation des processus organisationnels. En effet, la dématérialisation est un élément central du travail collaboratif. Concrètement, une fois les documents dématérialisés, ils sont alors plus facilement partageables dans des organisations distribuées. Leur mise en ligne sur des plates-formes Web sécurisées leur permet de décloisonner l'accès à l'information pour l'ensemble des collaborateurs qui peuvent travailler de concert sur les documents (exemple d'un dossier clients répertoriant de nombreuses pièces qui concernent différents services).

Il est également important d'évoquer les notions liées au stockage et à l'archivage. A ce niveau, la dématérialisation offre des avantages pratiques et économiques incontestés. En effet, n'oublions pas que stocker des archives papier s'accompagne d'un coût très important pour les entreprises (place dédiée dans les locaux...). Désormais, en raison de la baisse des coûts des espaces de stockage en ligne, il devient économiquement intéressant d'opter pour l'archivage électronique. De plus, ce dernier, sous réserve du respect de certaines conditions fixées par l'administration, donne au document électronique la même valeur que celle du document papier.

La dématérialisation est donc un véritable gisement de productivité pour les entreprises. Associant technologies, respect de normes réglementaires, positionnement financier accessible et réponses aux attentes opérationnelles spécifiques des entreprises, elle est aujourd'hui largement adoptée par les entreprises et les administrations. Fort du développement croissant du travail collaboratif et de la multiplication des échanges en entreprises, elle devrait s'imposer comme un standard durable.