L'investissement dans le numérique : incontournable en période de crise
Par Sylvie Chauvin, Président MARKESS International sas

Dans le contexte actuel, les mesures pour faciliter l'accès au crédit et encourager l'investissement des entreprises sont nombreuses : allégement de l'ISF pour les investisseurs, exonération de taxe professionnelle jusqu'en 2010 pour tous nouveaux investissements, mesures consécutives au Plan Besson pour l'économie numérique pour ne citer que les principales annonces des derniers mois.

Mais au delà de la stimulation que ces mesures sont susceptibles d'apporter, au niveau macro-économique, en faveur de l'économie et de l'emploi, il faut insister sur leurs impacts micro-économiques, notamment sur les bénéfices que les entreprises peuvent retirer en intensifiant leur marche vers le numérique.

Les investissements des entreprises dans les technologies de l'information et de la communication (TIC) sont synonymes d'économies tangibles mais aussi de nombreux autres bénéfices liés à la modernisation et à l'optimisation des processus qu'elles favorisent et ceci, en plus des incitations fiscales ...toujours les bienvenues.

Les pistes d'investissements pour la modernisation des entreprises

La modernisation avec le numérique concerne à la fois les processus des entreprises et les ressources matérielles et humaines qui les activent.

Les technologies de l'information permettent de transformer notamment les modes de communication et de collaboration entre les individus qu'ils soient collaborateurs internes ou partenaires externes de l'entreprise (clients, fournisseurs...). Elles s'expriment à travers une large palette d'applications novatrices dans le monde du travail : partage de calendriers ou d'agendas en ligne, messagerie d'entreprise, messagerie instantanée, conférence web, gestion de projet collaborative, gestion de présence, présentations et conférences en ligne, blogs, wikis et réseaux sociaux d'entreprise.

Mais pas uniquement. Les technologies de l'information permettent aussi de moderniser les processus d'échanges de contenus ainsi que leur gestion grâce à l'adoption de solutions optimisées permettant d'accéder, d'échanger, de rechercher, de partager des informations et des connaissances de plus en plus disséminées et non structurées, de les conserver et de les archiver.

L'un des corollaires de la modernisation dans ce domaine est la dématérialisation des documents qui consiste à convertir au format numérique un document ou un courrier initialement au format papier ou encore à s'affranchir totalement du papier en échangeant, de bout en bout, des données au format numérique.

Qu'ils soient de nature financière ou commerciale, qu'ils aient trait aux achats, aux ressources humaines, à la relation client, à la production, etc. la liste des documents et courriers, entrants comme sortants, concernés par un processus de dématérialisation s'allonge de jour en jour.

Avec la dématérialisation sont couplées de nombreuses solutions telles que l'activation de workflow pour la validation, le contrôle, l'identification des gestionnaires de documents, ainsi que des solutions d'extraction automatique de données contenues dans ces documents afin de les intégrer au système d'information et/ou aux applications de l'entreprise (applications métiers, de GED, etc.) sans oublier les solutions d'archivage électronique.

Bénéfices et économies avec le numérique

En tant que cabinet d'études positionné au cœur de l'analyse de la modernisation des entreprises et des administrations avec les technologies de l'information, MARKESS International conduit de nombreuses études à partir d'interviews de décideurs fonctionnels, métiers et de responsables informatiques. Chacune des études engagées s'intéresse aux retours d'expérience des entreprises dans leur choix de solutions, la mise en œuvre de leurs projets, les prestataires qui les accompagnent et les métriques associées à ces projets et plus particulièrement les mesures financières qui permettent de conforter les investissements.

Les indicateurs de gains et de bénéfices avancés par les responsables des entreprises qui ont lancé un ou plusieurs chantiers de modernisation avec le numérique et les échanges électroniques sont nombreux et de plus en plus explicites.

En voici quelques exemples :

- Des frais de déplacement comprimés grâce à des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles sont chaque jour plus prisées par les entreprises pour des raisons d'optimisation du temps et des frais de déplacement.

Ainsi, le recours à une solution de conférence web pour le support d'une DSI dans une entreprise française a-t-elle permis de réaliser des économies sur les déplacement (transport, hébergement, temps de déplacement...) équivalents à 2 ETP (Equivalent Temps Plein).

- Une productivité du travail administratif grâce à l'utilisation d'un agenda électronique partagé

L'utilisation d'un agenda partagé en ligne par la direction technique d'un grand industriel a réduit considérablement le temps passé à organiser les réunions : de 30 minutes au minimum auparavant à 5 minutes désormais.

- De meilleures interactions entre collaborateurs grâce à la messagerie instantanée

Qu'ils soient internes ou externes, l'utilisation de la messagerie instantanée dans l'environnement professionnel permet de fournir en moins de 2 minutes une réponse à une demande urgente contre 10 à 30 minutes auparavant dans une entreprise de services. Cette fonctionnalité se trouve de plus en plus intégrée directement dans les plates-formes collaboratives proposées par la plupart des fournisseurs et permet aussi de mieux gérer la présence et disponibilité des collaborateurs.

- Des économies en frais d'envoi grâce à la dématérialisation de factures

Avec la dématérialisation de factures, les économies observées sont telles qu'un nombre croissant d'entreprises adoptent ces solutions chaque année. Les pionnières sont les plus grandes entreprises, à l'instar de cet opérateur de services qui émet 14 millions de factures par an et dégage une économie de 3 euros par facture émise soit plus de 40 millions de timbres, feuilles de papier, enveloppes et cartouches toner par an. Cependant les plus petites entreprises ne sont pas sans agir sur ce poste de dépense et plus particulièrement dès lors qu'elles opèrent dans un écosystème ou une filière qui prône la dématérialisation des échanges entre donneurs d'ordre et fournisseurs.

- Des rentrées de trésorerie plus rapides et des délais de paiement respectés grâce encore à la dématérialisation de factures

Pour les factures émises, tout gain de temps dans leur réception par les clients correspond à des gains de trésorerie non négligeables. Aussi, en pratiquant une dématérialisation simple de ses factures, une PME dans les services a gagné 7 jours sur le temps d'envoi et de suivi de ses factures.

La réduction du délai de traitement des factures est également recherchée du côté des entreprises recevant les factures, plus particulièrement dans le cadre de la loi sur la réduction des délais de paiement. Ainsi, un opérateur de services qui reçoit en moyenne plus de 3 millions de factures par an a réduit de 30% le temps passé au traitement des factures reçues grâce à leur dématérialisation, ce qui lui permet logiquement de payer plus rapidement ses fournisseurs

- Un temps de traitement optimisé grâce à la mise en place d'une application de workflow

Améliorer le partage de l'information en interne et la fluidité des échanges grâce notamment à la mise en place de solutions de workflow permet une meilleure circulation des documents et courriers. Parmi quelques exemples significatifs observés, celui d'un distributeur qui, en dématérialisant 60% de ses factures émises, a gagné 4 jours sur les 8 jours nécessaires à la manipulation et à l'envoi de ces documents.

A ces bénéfices, il est possible d'en ajouter de nombreux autres que les études de MARKESS International détaillent :

- Diminution du  temps passé dans la recherche de documents et d'informations critiques ;

- Réduction des délais de distribution d'informations  ;

- Réduction des coûts de production ;

- Division par deux des coûts de traitement ;

- Diminution des frais d'archivage;

- Amélioration de la réactivité des collaborateurs...

En cette période de crise, les offreurs doivent d'autant plus mettre en avant les ROI tangibles de ces solutions afin que les entreprises aient conscience qu'il leur faut maintenir leurs investissements dans ces projets clés.

En effet, au delà des incitations fiscales et des gains à court terme, les investissements dans le numérique ont aussi des impacts à moyen et long terme : ils permettront à ceux qui les ont fait de se configurer pour être en position gagnante quand les jours meilleurs seront de retour et ceci sans compter sur l'acte de responsabilité environnementale réalisé ....

Peut-être y aura t-il aussi bientôt des incitations fiscales à l'investissement dans la dématérialisation et dans les échanges électroniques ?