Une étude de Markess International
Quand les entreprises s’éveillent à l’archivage électronique

Si l'on en parle depuis longtemps, l'archivage électronique n'en est encore qu'à ses tout débuts dans les entreprises et le marché est encore très modeste, les ventes de licences et de services ne représentant que quelque 105 M€ en 2006. C'est ce qu'indique l'étude « Archivage et Conservation de contenus électroniques » que vient de publier le cabinet Markess International. Mais la situation devrait se débloquer assez vite puisque 35 % des entreprises ont une politique et 48 % d'entre elles envisagent d'en définir une d'ici 2009. A noter l'impulsion donnée par les entreprises du secteur public qui ont des obligations d'archiver dans des lieux accessibles.

RH et direction financière en premier

Des projets dans l'entreprise restent encore largement éparpillés qui font dans la majorité des cas appel à la DSI, une offre relativement complexe incluant des compétences très diversifiées, une absence de solutions globales mais une volonté de vouloir lancer des projets, telle est résumée la situation de l'archivage des contenus électroniques des entreprises en France. Les RH et la direction financière (incluant la comptabilité) sont les deux plus actives dans ce domaine avec une place assez importante pour l'archivage à valeur probante. Les documents archivés sont en particulier la paie, les déclarations sociales, les factures, l'information financière... Viennent ensuite les directions commerciales et des achats.

Au premier rang des facteurs de motivations, on trouve assez logiquement l'accès facilité aux contenus et la possibilité de bénéficier d'informations partagées. Viennent ensuite l'augmentation du volume des contenus qui va s'augmentant et le poids croissant du contexte légal et réglementaire (Bâle 2, Sarbanes-Oxley, directive MiFID, loi sur l'économie numérique...). Enfin la garantie de l'intégrité et la sécurisation des informations jouent un rôle aussi important. A noter que la réduction des coûts et les gains de productivité qui sont souvent cités dans les toutes premières préoccupations dans nombre de projets impliquant les technologies ne semblent jouer ici qu'un rôle relativement secondaire.

Les risques de ne pas faire

Mais en toile de fond, il faut aussi noter comme source de motivations, les risques liés à la non mise en place d'un système d'archivage. Schématiquement, l'intérêt de faire sera largement complété par le risque de ne pas faire. « Le principal catalyseur réside peut-être dans la prise de conscience des risques associés à certains contenus électroniques, notamment ceux à valeur probante », résume Hélène Mouiche, responsable de l'étude chez Markess.

Cela n'empêche pas les entreprises d'en attendre des bénéfices importants dont les plus visibles sont peut-être le gain de temps lié à la diminution du temps de recherche : ainsi une entreprise du secteur de la santé qui espère une réduction du temps de recherche des factures de plus de 2 ans comprise actuellement entre 1 heure et 2 jours à seulement 10 minutes ou un notoire qui va espèrer réduire le délai lié à la recherche de 20 minutes à seulement 20 secondes.

Modifier les processus

Parallèlement aux freins assez clairement identifiés, les entreprises ont conscience des changements majeurs nécessaires par la mise en œuvre d'une solution d'archivage au rang desquels est citée en premier la nécessaire modification des processus et le changement des habitudes induites par la mise en place d'une solution d'archivage qui passera par des actions de formation, de renforcement des compétences et de la prise en compte d'une sorte de culture « archivage ». Bien entendu, les personnes interrogées ont aussi conscience que l'implémentation d'un système d'archivage entraînera la création de postes pour prendre en charge ces nouvelles tâches et la formalisation des responsabilités.

In situ ou hébergé à l'extérieur, le choix est clair pour deux entreprises sur trois qui se déterminent pour une solution dans ses propres locaux. Sachant que dans le tiers restant, 21 % entendent panacher les deux modes d'organisation.

Les projets vont-ils se mettre en place rapidement ? Vraisemblablement car, malgré les freins envisagés, les entreprises ont désormais pris conscience des enjeux et des bénéfices associés. Mais il reste néanmoins une difficulté qui est liée à l'absence de solutions globales et une fragmentation assez grandes des fournisseurs. Pour assembler une solution qui permette de gérer le cycle de vie complet des contenus, les entreprises doivent faire appel à un nombre important de prestataires : éditeurs de contenus, fournisseurs de solutions d'infrastructure matérielle, intégrateurs, tiers archiveurs, cabinet de conseil, tiers de confiance, hébergeurs, opérateur de services externalisés... et d'autres encore plus spécialisés.