La mairie de Châteauroux gère son patrimoine avec Kimoce

Châteauroux, ville de 50 000 habitants a engagé en 2005 un programme de gestion baptisé PAST, pour Patrimoine et Activité des Services Techniques. Le but est d'assurer une gestion « toujours plus performante de son patrimoine et de ses interventions afin d'offrir un cadre de vie propice à l'épanouissement des habitants et des entreprises castelroussines. » Le patrimoine de la commune comprend notamment 286 bâtiments municipaux, 650 espaces verts et une flotte de 520 véhicules...

Les fonctionnaires de la ville assurent 15 000 interventions annuelles. PAST doit analyser précisément l'activité de ses départements techniques, tout en optimisant les coûts. La préfecture de l'Indre (36) a donc renouvelé sa confiance à Kimoce, spécialiste des solutions de gestion des services clients (CRM, gestion du SAV, centres d'appels...) et de gestion du patrimoine (IRP, GMAO), en sélectionnant l'application Kim'Stock/Achats et Kim'SAV afin de gérer l'intégralité de son parc immobilier, ses stocks, achats et budgets liés.

Selon Sébastien Bernard, chef de projet au sein de la DSI de la ville de Châteauroux « ayant déjà fait le choix en 2001 de Kim'Parc pour gérer nos équipements informatiques, téléphoniques et reprographies, nous avions déjà pu constater les gains apportés par ce type de solution. Nous nous devions tout naturellement d'étendre l'expérience et les « bonnes pratiques » de ce premier projet à l'ensemble de nos services techniques (voirie, espaces verts...) afin d'accroître notre efficacité et réactivité dans la totalité de nos métiers. Kimoce a répondu en nous proposant une solution sur mesure.»

Le projet visait à quantifier et analyser le patrimoine existant et l'activité des services techniques municipaux, à partir d'un référentiel commun à tous (centres de coûts, sites, fournisseurs). Il devait également donner la possibilité à la mairie de mieux communiquer sur l'action des services municipaux. Marc de Pouilly, DSI de la ville a retenu « l'approche d'une solution logicielle unique qui pourrait s'adapter aux spécificités de chacun de nos métiers et constituer un référentiel commun, et cela dans les délais impartis. » Châteauroux a retenu Kimoce pour cinq grandes raisons : la dimension modulaire, la finesse de paramétrage gage d'adéquation avec les besoins « métier », l'adaptation à l'organisation en place, l'implémentation rapide et le rapport qualité/prix.

Les informaticiens de la ville ont également privilégié une solution dont ils maitrisaient déjà les bases. Un comite de pilotage a rendu sa décision en avril 2006. Les paramétrages et les maquettages service par service ont duré jusqu'à décembre 2006 avec la formation des utilisateurs dans la foulée. L'inventaire du magasin général a été réalisé en janvier 2007. Le 11 janvier 2007, les solutions KIMOCE ont été opérationnelles pour les services achats, maintenance bâtiments, parc véhicules, DSI. Les autres services ont été équipés progressivement en 2007 comme les espaces verts, maintenance voirie, éclairage public, exploitation du parc véhicules. Aujourd'hui plus de 70 collaborateurs de la mairie de Châteauroux utilisent quotidiennement les solutions Kimoce.  

La suite a permis à la mairie de Châteauroux de structurer et d'optimiser toutes les procédures de ses services techniques. Ces services communiquent entre eux tout en bénéficiant d'informations et de méthodes communes en termes de gestion de parc, de demandes d'interventions et de stock/achat. Avec ce référentiel, la mairie de Châteauroux peut réaliser facilement des bilans transversaux, tous métiers confondus. Les responsables visualisent les ressources et les équipements alloués à chaque équipement.  Egalement, la Ville a amélioré l la gestion des 15 000 interventions annuelles. Cette réactivité sur le terrain doit améliorer considérablement la perception des habitants des actions réalisées quotidiennement par les services municipaux. 

Châteauroux optimise ses coûts en gérant mieux ses stocks et ses achats selon des standards établis. La suite Kimoce devrait prochainement permettre à la collectivité de concevoir et d'éditer des rapports d'activité plus pertinents en termes d'actions et de coûts. Enfin, le dernier service, celui des Fêtes et Cérémonies, devrait être équipé de la solution Kimoce et surtout du module gestion des prêts, réservations et mouvements de matériels, inhérent à cette activité.