Comment bien choisir sa solution ERP ?
Par Nicolas Hounto, PDG d’Agresso France

Le processus de sélection d'une solution ERP est important pour la mise en place d'un système efficace et durable au sein d'une entreprise. Cependant, la plupart des entreprises hiérarchisent leurs priorités en fonction de leurs besoins du moment, sans trop se préoccuper de l'avenir. Résultat : 5 à 8 ans plus tard, elles sont obligées de choisir une nouvelle solution ERP pour répondre à l'évolution de leurs besoins.

La cause principale de cette défaillance réside dans l'incapacité des entreprises à identifier ce qu'elles attendent vraiment d'une solution ERP. Un sondage récent publié par le Wall Street Journal auprès des entreprises démontre que 73% n'en sont pas satisfaites. Dans la majorité des cas, cette insatisfaction résulte de mauvais choix pris au cours du processus de sélection de la solution.

D'après une étude du Standish Group International (Cost of ERP - août 2006), faute d'être suffisamment prédéfinies et de prendre en compte les modifications à venir, 80% des implémentations de logiciels ne satisfont pas les exigences des entreprises.

Pour faire le bon choix, les entreprises doivent être en mesure d'identifier clairement leurs besoins actuels mais aussi futurs.

Un marché en évolution constante

L'économie de marché dans laquelle les entreprises évoluent aujourd'hui n'est plus comparable à celle d'il y a 20 ans. Les cycles économiques sont passés de 7 ans à quelques mois. Les réorganisations, fusions, acquisitions et scissions ont obligé les entreprises à réagir plus rapidement et à rivaliser sur un marché international, et non plus seulement sur un plan local, régional ou national. Ce changement et cette croissance impliquent des développements fondamentaux. De nouveaux « business models » apparaissent et transforment radicalement la façon de fonctionner des entreprises. Dans une telle situation, la flexibilité des Systèmes Informatiques (IT) et leur capacité à réagir aux changements d'organisation, même après implémentation, est de plus en plus importante. Ceci est également le cas pour les solutions ERP. L'adaptabilité au changement est un critère de sélection incontournable pour un système ERP.

Les critères de sélection

Avant tout achat de système ERP, les besoins des utilisateurs devront être clairement identifiés et la solution choisie devra inclure les fonctionnalités pour y répondre. Pour ce faire, des collaborateurs occupant des postes clés dans l'entreprise devraient établir des scenarii scénarios détaillant les processus clés de l'organisation auxquels le système ERP devra s'adapter.

Le choix de la solution ERP doit être guidé par les besoins commerciaux de l'entreprise et pas uniquement par des critères technologiques ou fonctionnels.

Les autres priorités

Il est nécessaire mais pas suffisant de trouver une solution qui convienne aux processus actuels des entreprises. Dans un marché dynamique, trois facteurs évoluent rapidement : les besoins en information, les processus et la structure même de l'organisation. Ainsi, l'entreprise se doit d'investir dans des solutions capables de réagir à la même vitesse que ces changements.

Cette flexibilité après l'implémentation - ou agilité post implémentation - est d'autant plus importante que ces trois éléments sont liés. Les changements de structure de l'organisation (une réorganisation par exemple) affectent automatiquement les deux autres aspects et vice-versa. En faisant de la flexibilité (après implémentation) d'un système ERP une priorité, les nouveaux scenarii scénarios de l'entreprise seront mis en place en quelques heures, jours ou semaines plutôt qu'en quelques mois ou années.

De fait, les entreprises en forte croissance et en évolution constante évitent que leur solution ERP soit rapidement dépassée.

Les avantages et inconvénients d'un avis externe

De nombreuses entreprises font appel à des consultants externes pour les aider à choisir une solution ERP. Demander de l'aide est parfaitement compréhensible étant donné que la plupart des personnes responsables de la sélection ne doivent mener cette mission qu'une ou deux fois au cours de leur carrière. On ne peut pas comparer l'achat d'une solution ERP à celui d'une voiture. Avec un système ERP, il est beaucoup plus difficile de savoir celui qui correspond vraiment à ses attentes. Un consultant externe dispose d'une valeur ajoutée en raison de sa connaissance des systèmes. Cependant, il réside un conflit d'intérêt entre l'entreprise et le consultant. Ce dernier n'a pas forcément pour motivation de proposer une solution qui s'adapte aux changements et qui permette à l'entreprise d'effectuer elle-même ses modifications après implémentation. Et pour cause, Il ne pourrait plus proposer ses services en aval du processus de sélection.

Prendre ses responsabilités

Les décideurs devraient donc prendre la responsabilité de choisir une solution qui s'adapte aux développements rapides de leur organisation. C'est à eux d'insister sur le critère d'agilité post-implémentation de la solution proposée lorsqu'ils font appel à un consultant externe. De cela dépend le choix d'une solution ERP pérenne.

_{A propos d'Agresso}

_{Agresso est la filiale ERP du groupe Unit 4 Agresso, basé aux Pays-Bas et l'un des cinq principaux fournisseurs de solutions ERP sur les secteurs Public, Education et les services orientés humains et financiers. Agresso offre une architecture intégrée de « Data-Process-Delivery », conçue pour des entreprises souhaitant adapter instantanément leur solution aux changements continus auxquels elles sont confrontées, ou Business Living IN Change (BLINC).}