Les Laboratoires Anios gèrent les dossiers scientifiques avec Open Text
Publié le 06 February 2008
Les Laboratoires Anios ont confié à Transmind la mise en œuvre de la solution Livelink ECM d'Open Text. Avec ce projet, ils automatisent, contrôlent et sécurisent l'ensemble du processus de gestion des dossiers scientifiques de leurs produits et répondent ainsi aux contraintes légales.
Professionnels de la désinfection et leaders dans leur activité, les Laboratoires Anios sont présents dans tous les domaines nécessitant une hygiène ou une désinfection professionnelle : industries agroalimentaires et biotechnologies, industries pharmaceutiques et cosmétiques, hôpitaux et cliniques, cabinets médicaux et dentaires, etc. Le métier des laboratoires Anios repose sur une démarche globale : Recherche & Développement, production, puis commercialisation de produits et procédés antimicrobiens dans une soixantaine de pays.
L'un des grands objectifs associé à la production et à la commercialisation de ces produits est la garantie de la sécurité : les Laboratoires Anios doivent garantir la protection des utilisateurs, l'intégration des exigences écotoxicologiques (EN 14 000), et la conformité aux normes et directives européennes (98/8 CE, etc). Les produits doivent également être évalués en conditions d'utilisation : tests in-vivo, tests de surface, biofilms...
Dans ce cadre, les Laboratoires Anios produisent un grand nombre de documents relatifs aux produits réalisés, afin de répondre aux contraintes légales et d'offrir à leurs clients toutes les clés en matière de sécurité. A chacun des produits est associé un Dossier Scientifique, document complexe regroupant sur parfois plus de 350 pages, toutes les informations indispensables sur un produit, depuis le marketing (descriptifs, fiches produits) jusqu'aux tests scientifiques (études de laboratoires certifiant les performances d'un produit dans un contexte donné), en passant par les aspects techniques (colisage, conditions d'utilisation...).
La création de ces Dossiers Scientifiques devenait trop coûteuse et trop lourde à gérer : la chaîne de traitement mélangeait des documents papier et électroniques ; le processus impliquait quatre services ; les validations étaient manuelles et les mises à jour peu fiables et fastidieuses.
Les Laboratoires Anios ont donc souhaité disposer d'une solution automatisant la préparation et la production des Dossiers Scientifiques sur chaque produit. L'objectif premier était de fiabiliser l'information produit, d'améliorer le service aux clients, et de donner de meilleurs outils aux commerciaux.
Le choix des Laboratoires Anios s'est porté sur la solution d'Open Text, Livelink ECM for Document Management and Collaboration, qui est utilisée pour automatiser, contrôler et sécuriser l'ensemble du processus de constitution des Dossiers Scientifiques.
Un certain nombre de modules additionnels viennent compléter la solution d'Open Text :
- Ascent Capture de Kofax pour numériser et envoyer en validation les études réalisées par des prestataires extérieurs
- Livelink E-Sign pour intégrer dans le processus de validation les signatures électroniques des managers
- Livelink E-Link pour faciliter les envois aux clients par email des documents validés
- Adlib-Express, module partenaire intégré, pour les transformations XML des documents unitaires.
Transmind est ensuite intervenu en tant qu'assistance à maîtrise d'ouvrage aux côtés des équipes des Laboratoires Anios.
La solution bâtie autour de Livelink ECM for Document Management and Collaboration met en oeuvre un ensemble de workflows qui assurent le suivi de bout en bout de tous les types de documents utilisés pour constituer un Dossier Scientifique :
- Etudes provenant de l'extérieur, numérisées en PDF et envoyées en validation
- Etudes internes, écrites sous Word, transformées en PDF, signées et validées dans les circuits choisis dynamiquement en fonction du type de document
- Documents marketing et réglementaires
Une première série de workflows gère la collecte, la signature, la validation et la publication en PDF des documents unitaires ; un autre workflow assure la sélection des documents unitaires relatifs à un produit donné et l'assemblage en un Dossier Scientifique unique qui sera publié après validation.
