Dossier Microsoft (Quatrième partie)
La Business Productivity ou productivité organisationnelle

L'article qui suit constitue le quatrième volet d'un dossier consacré à Microsoft publié en cinq parties. Après les trois premières parties faisant l'état des lieux de la situation de Microsoft en 2008 et présentant la stratégie poste client et serveur de l'éditeur, l'article qui suit traite la business productivity.
Par Hugo Lunardelli.

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Après avoir conquis une position dominante sur le poste de travail et l'infrastructure serveur, après avoir établi Office comme standard de productivité individuelle, les ambitions de Microsoft en entreprise se portent désormais sur un nouveau domaine encore méconnu que l'éditeur désigne sous le nom de « Business Productivity » et que l'on peut tenter de traduire par productivité organisationnelle.

Ce que Microsoft appelle productivité organisationnelle constitue une catégorie d'outils, composée d'éléments de collaboration, de business intelligence, de communication, de gestion électronique de documents et de recherche.

Cette offre, matérialisée par la plate-forme Office system, vise à améliorer la productivité des équipes qui constituent l'entreprise, là ou Office au sens de la suite bureautique personnelle, a pour objectif la productivité de chaque collaborateur.

D'Office à Office system

La genèse de cette offre trouve ses origines dans les évolutions d'Office au cours des dernières années, en commençant par Office system 2003 qui se voyait doté du qualificatif « system » annonçant les évolutions à venir. Office system 2003 incluait pour la première fois SharePoint Server, une composante qui devait devenir centrale dans la plate-forme Office server.

Quatre ans plus tard, lors de son lancement en Janvier 2007, Office system 2007 prolongeait cette évolution pour inclure de nouveaux composants tels qu'Exchange Server 2007 avant que d'ajouter Communications Server ainsi que Performance Point Server, introduits à la fin de l'année dernière.

Office system 2007 est le fruit de la stratégie annoncée il y a quelques années par Jeff Raikes, alors président en charge de la division Information Worker, visant à doubler le chiffre d'affaires (pourtant déjà conséquent) de sa division générant à l'époque environ 10 milliards de $ de CA.

Si Office, depuis ses débuts en 1989, s'était imposé en tant que plate-forme de productivité individuelle avec plus de 400 millions de copies utilisées au niveau mondial, Office system devait devenir le fer de lance d'une nouvelle plate-forme d'entreprise ayant pour objectif le développement de Microsoft au-delà de sa place forte sur le poste de travail.

Une nouvelle catégorie d'outils pour l'entreprise

Pour tenter de définir ce que Microsoft appelle Business Productivity, on peut essayer de se référer au type de besoins que Microsoft a voulu adresser.

Bill Gates lui-même, dans une interview à InformationWeek en Mars 2006, donnait quelques pistes à ce sujet.

Interrogé sur les objectifs visés par Office system, Bill Gates expliquait que les développeurs en entreprise se sont jusqu'ici essentiellement occupés des applications de production, de l'ERP, des processus de l'entreprise qui sont régis par des règles; ce qu'il appelle le monde des données structurées. Pour le reste, pour tout ce qui ne rentre pas dans ce cadre, pour tous les évènements imprévisibles et qui nécessitent des réponses « ad hoc » Bill Gates expliquait qu'il n'existait pas jusque là d'infrastructure utilisable par les directions informatiques.

Si par exemple un département de l'entreprise souhaite démarrer immédiatement un nouveau projet, réagir à une situation de crise, mettre en place un groupe de discussion, lancer un sondage, créer un espace de partage et de collaboration, ... il doit prendre en compte le fait qu'il n'existe pas d'infrastructure capable de répondre à ce type de besoins.

S'il est donc nécessaire de faire appel au département informatique pour lancer un développement spécifique, il est probable que le temps que l'application soit développée, le besoin ait tellement évolué que la solution soit obsolète avant que d'avoir été déployée.

Il existe bien sur le marché des outils répondant à des besoins précis : gestion documentaire, portail, recherche, gestion des droits numériques, ... mais rien qui puisse constituer une réponse d'ensemble à une problématique très large qui concerne en gros ce qui sort du cadre des processus établis, ce qui ne relève pas de ce que l'on appelle la « production » dans les salles informatiques : le non structuré, l'ad hoc, le temporaire, tous les besoins qui ne trouvent pas de réponse faute d'outils adaptés.

Groupware 2.0 

Ceci étant posé, on peut avancer qu'Office system vise à répondre aux besoins décrits ci-dessus, que cette offre constitue une réponse à une problématique que peu d'entreprises avaient jusqu'ici considérée en ces termes et qui a pour objectif la productivité des différentes entités, formelles et informelles, qui constituent chaque entreprise.

En ce sens Office system fait partie de ces offres qui font prendre conscience d'un besoin dont on ne soupçonnait pas l'existence au préalable.

Pour prendre une analogie, l'introduction de Lotus Notes au début des années 90 a constitué l'acte fondateur d'une nouvelle catégorie de logiciel que l'on appelé par la suite le groupware. Le groupware constituait une réponse à une problématique organisationnelle que peu d'entreprises pourtant auraient été en mesure de définir avant l'introduction de Notes.

En poursuivant l'analogie, on peut dire qu'Office system inaugure l'ère de « Groupware 2.0 », tant la collaboration en constitue la caractéristique centrale en englobant l'entreprise dans son ensemble.

Ce n'est d'ailleurs sans doute pas une coïncidence si Office system intègre l'application Groove que Ray Ozzie (le concepteur de Notes) a apporté en rejoignant Microsoft en 2005 avant de devenir un an plus tard le successeur de Bill Gates en tant que Chief Software Architect.

Les domaines fonctionnels adressés par Office system

Pour tenter de définir la portée de cette offre, nous allons décrire les principales composantes avant que de considérer la plate-forme dans son ensemble.

Les domaines fonctionnels adressés par Office system sont au nombre de cinq : la collaboration, la communication (Unified Communications), la Business intelligence, l'ECM (Enterprise Content Management) et enfin la recherche. Pour simplifier, nous nous consacrerons aux trois premiers qui englobent tout ou partie des deux dernières.

I.                    La collaboration et le rôle central de SharePoint en tant que plate-forme de collaboration étendue

Parler de collaboration c'est plus évoquer une nécessité vitale au bon fonctionnement de toute organisation que de définir une catégorie d'outils précise.

La collaboration concerne toutes les activités de l'entreprise. Chaque employé, par définition, se doit de collaborer avec ses collègues au sein de son département. Mais pour de plus en plus de « collaborateurs » (le terme n'est pas choisi au hasard) émerge la nécessité de travailler en mode projet avec un sous-ensemble de ses collègues ainsi que des contributeurs en provenance d'autres départements, sans oublier les partenaires et fournisseurs de l'entreprise.

Si la plupart des entreprises disposent d'une infrastructure informatique destinée à supporter chaque entité fonctionnelle (par exemple une application de CRM pour la direction commerciale), les outils permettant une collaboration ponctuelle, informelle, transverse à l'organisation font défaut dans la plupart des cas.

C'est ce type de scénario que l'application Notes visait à réaliser lors de son apparition au début des années 1990. De fait, Notes à représenté pendant plus d'une décennie, l'étalon en matière de productivité organisationnelle ce qui conduisit Lotus, puis IBM à racheter cette société. C'est également le fait d'avoir été quasiment seul à proposer une solution de ce type qui à valu à Notes, devenue Lotus Notes de compter un grand nombre de clients, principalement parmi ce que les fournisseurs appellent grands comptes. Entreprises qui représentent aujourd'hui autant de cibles que Microsoft courtise avec Office system.

SharePoint

L'histoire de SharePoint remonte à la sortie de SharePoint Portal Server 2001, la première offre de Microsoft destinée au développement de portails d'entreprise. Il fût suivi par SharePoint Portal Server 2003, partie d'Office system 2003, avant que de devenir SharePoint Server 2007 englobant par la même occasion une ligne de produits appelés Content Management Server.

En quelques années, SharePoint est devenu un des business émergents les plus prometteurs de Microsoft en dépassant récemment le milliard de $ de CA et en rejoignant en cela le club fermé des produits qui franchissent ce cap (parmi lesquels on trouve Exchange Server et SQL Server).

Office SharePoint Server & Windows SharePoint Services

SharePoint consiste en une plate-forme de collaboration déclinée sous deux formes :

Une version gratuite pour les utilisateurs de Windows Server, appelée Windows SharePoint Services (WSS actuellement en version 3.0) et une version « serveur » Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS pour les habitués) qui représente un sur-ensemble fonctionnel de la version WSS 3.0.

SharePoint n'a pas toujours constitué la plate-forme de collaboration de Microsoft. Ce rôle était initialement dévolu aux premières versions d'Exchange qui intégraient un service appelé « dossiers publics » destiné au partage d'informations. L'abandon d'Exchange au profit de SharePoint en tant que plate-forme de collaboration stratégique remonte à SharePoint 2003 et Exchange 2003, les dossiers publics étant toujours supportés avec la version courante d'Exchange 2007.

Une des raisons du succès de SharePoint tient sans doute à la possibilité qui est donnée à toute entreprise disposant de Windows Server (soit la grande majorité d‘entre elles comme expliqué dans le troisième volet de ce dossier) de pouvoir télécharger WSS gratuitement et de mettre en place une infrastructure de collaboration à peu de frais et sans nécessiter de développement.

Beaucoup d'applications départementales se sont ainsi montées spontanément jusqu'au moment où émerge la prise de conscience qu'une fédération de ces sites départementaux serait sans doute préférable à la prolifération anarchique d'applications de collaboration se développant sans cohérence d'ensemble. A ce stade, la migration vers MOSS s'impose assez naturellement d'autant plus que tout est pensé techniquement pour faciliter une telle évolution.

Les différents rôles de SharePoint Server

La collaboration
MOSS, tout comme WSS, fournit une palette d'applications prêtes à l'emploi qui ont pour objet la collaboration, c'est-à-dire qui permettent à un ensemble d'individus de travailler ensemble sur un groupe de documents hébergés sur un serveur. Contrairement à un serveur de fichier, ces documents pourront être édités de façon cohérente grâce à la gestion de la concurrence d'accès et de l'historique des versions. Ces documents pourront de surcroît être intégrés dans un flux de travail (Workflow) de sorte que ce dernier reproduise un processus logique tel qu'un circuit d'approbation ou la collecte d'informations en vue de la préparation d'un budget par exemple. Ces documents hébergés sur un espace de collaboration seront accessibles et éditables en mode déconnecté, via une synchronisation avec Outlook ou un espace Groove,  tout en étant accessible en déplacement depuis un Smartphone sous Windows Mobile.

Un portail

MOSS est conçu pour supporter le développement de tout type de portail : site d‘équipe ou site départemental, site Internet pour le grand public, site extranet pour intégrer partenaires et fournisseurs et bien sûr portail d'entreprise agrégeant les sites départementaux. MOSS s'appuie pour ce faire sur IIS, lui-même intégré à Windows Server.

Une plate-forme « sociale » d'entreprise

Avec MOSS, Microsoft  s'enorgueillit de fournir une plate-forme « Web 2.0 » qui consiste en la mise à disposition d'outils permettant de créer des sites personnels (MySite), des blogs, des wikis et donc de favoriser une forme de communication informelle. Ces données seront malgré tout accessible à tout collaborateur de l'entreprise après avoir été indexé par le moteur de recherche intégré dans MOSS.

Groove

Groove joue un rôle méconnu et singulier dans cette plate-forme. Il constitue à la fois une application autonome, destinée aux groupes de travail devant monter des espaces de collaboration ad hoc, tout en constituant le client « riche » de SharePoint. Dans son premier rôle, Groove permet à une équipe géographiquement dispersée de mettre en place un espace de collaboration sécurisé; en pratique de définir un dossier sur sa machine dont le contenu sera automatiquement répliqué sur les machines des autres participants, sans aucune configuration nécessaire et en traversant automatiquement les pare-feux de l'entreprise. A noter que Groove est utilisé par les équipes des Nations Unies en opération sur le terrain ainsi que par des institutions militaires qui sont par définition sensibles aux questions de sécurité.

Au sein de l'entreprise, Groove est destiné à devenir le client « riche » de prédilection de SharePoint, au même sens qu'Outlook représente le client « riche » d'Exchange et OWA (Outlook Web Access) le client Web du serveur de messagerie.

Les alternatives

Il existe un grand nombre de solutions de collaboration : Open Source ou propriétaires, de type SaaS ou traditionnelles. Lotus Notes commercialisé par IBM, et déjà citée plus haut, est sans doute la version la plus connue. La version  courante est la version 8.0 qui marque un parcours de plus de vingt ans. Microsoft courtise avec un certain succès ces entreprises pour les pousser à migrer leurs installations Notes vers une solution Exchange & SharePoint.

Oracle dispose d'une offre appelée Collaboration suite qui se rapproche d'Office Server. On trouve pléthore d'offres de Novell, Sun sans oublier les solutions hébergées de type Zimbra (racheté par Yahoo) sans oublier Google apps qui commence à fournir des services de collaboration.

Dans ce domaine et à en juger par les résultats commerciaux de Microsoft, SharePoint semble disposer d'une certaine avance sur ces alternatives.

II.                  La communication unifiée avec Communications Server et Exchange

Le deuxième volet fonctionnel majeur d'Office system est représenté par la communication au sens large : communications asynchrones avec Outlook et Exchange et communications synchrones avec Office Communicator et Microsoft Office Communications Server (MOCS) en charge de la messagerie instantanée, la VoIP ainsi que les Vidéo et Web Conference.

Comment Microsoft compte tirer parti de la transition vers les communications unifiées

Thématique récurrente dans l'entreprise, la convergence entre l'informatique et les télécommunications fait partie des prédictions rituellement réitérées depuis plus de vingt ans.

Il conviendrait plutôt parler de divergence puisque paradoxalement pendant cette période, l'écart s'est creusé entre ces deux univers.

On a en effet d'un côté, une informatique ayant connu plusieurs vagues de mutations successives (l'avènement du PC accompagnant le déclin du Mainframe, la montée en puissance des réseaux et du client-serveur, la révolution Internet et Intranet, les services Web, ...) et de l'autre une infrastructure télécom en entreprise qui, si l'on fait abstraction des mobiles et de la transition en cours vers le VoIP, continue grosso modo à offrir les mêmes services que dans les années 80.

Pendant cette période, les usages en matière de communication ont également profondément évolués. Dans des études récentes effectuées sur une population de cols blancs, il apparaît que 61 % de ceux-ci considèrent la messagerie électronique comme leur principal outil de communication et que 75 % de ces sondés regardent d'abord leur boîte aux lettres avant de consulter leur messagerie vocale.

Une nouvelle génération de travailleurs fraîchement sortie des écoles s'installe dans l'entreprise en amenant avec elle un bagage culturel en matière de communication qui fait de la messagerie instantanée (IM) leur outil privilégié. Disposant d'un compte Live Messenger (12 millions en France !) ou Yahoo, ces « digital natives » échangent librement en interne, mais aussi avec leurs clients et partenaires, sans oublier leur cercle de relations personnelles,  au moyen d'un outil qui échappe à tout contrôle, que ce soit à celui de la DSI ou du responsable télécoms. De fait, de nombreux projets d'IM professionnel découlent de la nécessité de sécuriser les échanges réalisés via cet outil.

Si  le paysage des télécommunications s'est considérablement complexifié ces dernières années, Microsoft estime qu'il est possible de s'approcher de ce Graal moderne qu'est la convergence IT & Télécoms, rapprochement désigné par l'acronyme UC dans le monde anglo-saxon (UC pour Unified Communications ou Communication Unifiées).

La raison de cet optimisme tient en deux lettres : IP. Le réseau IP qui a fait les preuves de sa fiabilité et de sa capacité à monter en charge dans le monde IT est en train de produire des bouleversements de magnitude comparable dans le monde des télécoms. L'avènement de la VoIP chamboule le modèle de business des opérateurs historiques et conduit les équipementiers télécoms à intégrer cette technologie à leur PABX.

Une infrastructure de transport commune au monde IT et télécoms se met donc progressivement en place dans l'attente du catalyseur qui permettra d'unifier ces deux univers.  C'est précisément ce rôle de catalyseur que Microsoft entend jouer en développant les outils logiciels nécessaires à la réalisation de cette convergence. Cet outil annoncé en Novembre 2007 s'appelle Communications Server.

Communication et collaboration : la notion de présence

Collaborer passe nécessairement par une communication efficace et c'est précisément cette corrélation qui constitue un des axes forts de l'offre de Microsoft.

L'intégration de la communication dans la collaboration repose sur un élément clé appelé « présence ». Elle consiste dans l'intégration d'un indicateur (de présence) non seulement dans Office Communicator, l'outil utilisé pour la communication synchrone (c'est à dire pour la messagerie instantanée, la VoIP et la vidéo conférence), mais également dans chacune des applications Office (Word, Outlook, Excel, ...), dans SharePoint et potentiellement dans toute application métier qui souhaiterait intégrer cette notion.

Ce que Microsoft appelle présence consiste dans un indicateur de statut (libre, occupé, en réunion, ...) qui prend la forme d'une icône de couleur et qui est affiché au sein de chaque application intégrant cet outil.

Dans l'exemple ci-dessus, on voit affiché à l'intérieur d'une fenêtre Outlook l'expéditeur ainsi que  la liste des destinataires d'un message avec pour chacun d'entre eux leur statut (vert indiquant que la personne est en ligne et disponible, rouge qu'elle est occupée, ...).

Dans un contexte de travail de groupe, si un collaborateur est en train de travailler sur un document collectif comme par exemple un budget, l'intégration de la présence permet de déterminer immédiatement la meilleure façon d'interagir avec un collègue, tout simplement en considérant son statut. Si l'icône est verte, un clic droit sur le nom de l'intéressé sera suffisant pour envoyer un message instantané, voire pour initier un appel téléphonique ou une vidéo conférence. En cas d'indisponibilité, il suffira de rédiger un email.

Cette intégration est potentiellement source de gain de temps puisqu'elle permet de ne pas perdre de temps à chercher les coordonnées de son contact et qu'elle conduit à utiliser immédiatement le canal de communication le plus approprié.

Techniquement parlant, déployer une gestion de présence dans l'entreprise consiste simplement, outre l'installation de Communications Server, à étendre le schéma Active Directory, annuaire qui comme on l'a vu dans le volet précédent de ce dossier est déjà utilisé dans la plupart des entreprises.

Consolidation des communications asynchrones : Unified Messaging

Un des arguments que Microsoft mettait en avant lors du lancement d'Exchange 2007 consistait dans l'unification de la messagerie électronique et de la messagerie vocale, ce que l'éditeur appelle Unified Messaging. Cette intégration passe par la mise  en place d'une passerelle entre le PABX sur lequel sont enregistrés les messages vocaux et le serveur Exchange.

Une fois cette intégration réalisée, chaque message vocal laissé sur le PABX sera automatiquement transféré dans la boîte aux lettres du destinataire sous la forme d'un fichier son intégré dans un message.

Outlook et Communicator pour la gestion des communications asynchrones et synchrones

Microsoft propose deux outils de communication :

• Outlook, dans toutes ses déclinaisons, sera utilisé pour la gestion des messages asynchrones: emails, messages vocaux, fax.
• Communicator sera utilisé pour la communication synchrone qui comprend la messagerie instantanée (les communications sont chiffrées et journalisées), la VoIP, la vidéo conférence.

Pour la partie serveur, ce seront Exchange et Communications Server qui seront déployés.

Communication et présence à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise

Une autre caractéristique de cette offre est sa capacité à être utilisée à l'intérieur comme à l'extérieur du périmètre de l'entreprise.

Dans ce dernier cas, deux modes sont possibles. Le premier repose sur l'utilisation d'un PC portable qui se connecte via Internet aux serveurs de l'entreprise, le second consiste à utiliser Windows Mobile (On pourra également utiliser, avec des services plus limités, d'autres OS mobile tel que Symbian à qui Microsoft a licencié les protocoles permettant de synchroniser les messages, contacts et rendez vous gérés par Exchange en utilisant le réseau d'un opérateur). On s'attend à ce qu'Apple annonce à terme un accord de nature similaire.pour accéder aux même services.

Dans ces deux cas, il sera possible d'utiliser les mêmes outils (Outlook et Communicator sont disponibles en version « mobile »).

Les indicateurs de présence suivent les utilisateurs en déplacement et l'infrastructure est conçue pour router dynamiquement les appels sur le périphérique approprié (poste fixe ou téléphone cellulaire) si l'intéressé le souhaite.

La mise en place d'une infrastructure de communication unifiée

Microsoft espère convaincre ses clients de mettre en place une infrastructure partagée, entre l'informatique et les communications, qui repose sur ses solutions.

Une telle infrastructure permet de rationaliser la gestion des utilisateurs à travers un seul annuaire, Active Directory, mais permet également potentiellement de superviser applications de production et de communication au moyen d'une seule console, en l'occurrence System Center Operations Manager.

Cette nouvelle plate-forme, par définition extensible, a pour vocation d'apporter à terme des services de communication à toute application métier qui le nécessite et donc d'étendre progressivement les scénarios de collaboration aux applications de production.

Un des bénéfices que Microsoft met en avant est le caractère incrémental d'une telle approche. Le déploiement de services de communication intégrés peut se faire sans avoir à mettre en place une nouvelle infrastructure, ni sans avoir à bouleverser l'existant. Dans la plupart des cas, l'ajout d'un serveur MOCS, dans un environnement Windows Server, suffit à déployer une solution sécurisée de messagerie instantanée et l'entreprise pourra sur cette même base réaliser progressivement l'intégration avec son PABX ou IPBX pour ajouter des services de VoIP et de vidéo conférence.

Les alternatives

Le marché de la convergence IT & Télécoms est estimé à plus de 40 milliards de $ par divers analystes ce qui explique le nombre d'acteurs issus des télécoms comme de l'IT intéressés par une telle manne. On compte notamment IBM avec Notes, déjà cité mais surtout beaucoup de sociétés issues du réseau et des télécoms et notamment Cisco, Alcatel, Siemens ou Avaya.

Microsoft a pour stratégie de pousser son offre de Communication Unifiée en tirant avantage de sa position de force sur le poste de travail.

L'éditeur compte sur la maturité de son offre de messagerie électronique (Exchange Server et Outlook) et de son expérience en matière de messagerie instantanée (Live Messenger) pour convaincre ses clients de considérer son offre. L'offre de Communication unifiée s'adressera en premier lieu aux responsables informatiques en charge du poste de travail plutôt qu'aux responsables télécoms.

De son côté Cisco cherchera à tirer parti de ses liens avec les responsable réseaux en entreprise et à capitaliser sur sa maîtrise du réseau IP.

Les deux architectures ne sont pas incompatibles pour autant et des passerelles existent permettant à une entreprise d'utiliser une infrastructure de communication unifiée composée de composants de l'une ou l'autre de ces sociétés. John Chambers et Steve Ballmer, respectivement patrons de Cisco et Microsoft sont apparus ensemble pour communiquer ce message de coopétition. 

III.                La Business Intelligence

Troisième volet important de l'offre « Business Productivity » de Microsoft, la business intelligence est présentée par l'éditeur comme un ensemble cohérent de fonctions de gestion de la performance de l'entreprise. Ces outils comprennent le reporting, l'analyse et enfin la planification. Une définition large qui implique pour Microsoft que les outils de Business Intelligence (BI) soient « démocratisés », c'est-à-dire largement répandus dans l'entreprise plutôt que d'être, comme c'est le cas aujourd'hui, l'apanage de quelques décideurs ainsi que des seules directions financières.

Historique de l'offre de BI de Microsoft

Bien qu'étant un éditeur relativement récent sur le décisionnel, Microsoft s'est rapidement placé au quatrième rang de ce marché essentiellement en raison du succès de SQL Server 2005. Ce moteur fournit en standard une palette d'outils d'intégration et d'entrepôt de données, de moteur d'analyse OLAP et de reporting qui représentent autant de services payant chez les autres éditeurs. Depuis son introduction fin 2005, SQL Server 2005 a connu une progression des ventes de 35 % par rapport à son prédécesseur, jetant ainsi les fondations d'une plate-forme de BI dans de nombreuses entreprises.

Quasi simultanément au lancement de SQL Server 2005, Microsoft annonçait Business Scorecard Manager, un serveur collaboratif destiné à la réalisation de tableaux de bord et d'indicateurs de performance (scorecarding).

En avril 2006, Microsoft annonçait le rachat de Proclarity, un éditeur d'outils d'analyses visuelles autorisant une navigation intuitive dans des volumes importants de données et dédié aux utilisateurs fonctionnels.

Enfin, en Novembre 2007, Microsoft annonçait Office Performance Point Server (OPPS) qui succède à Business Scorecard Manager et vient fédérer cette offre en y ajoutant un module de planification.

OPPS représente, avec Exchange, MOSS et MOCS le quatrième pilier de la plate-forme Office Server.

Les promesses d'Office Performance Point Server

De façon à démocratiser l'usage de la BI, Microsoft propose d'intégrer ses différents outils au sein de Performance Point. L'idée étant de consolider au sein d'un portail (hébergé bien sûr sur SharePoint) la gestion de la performance globale de l'entreprise aux travers de ses composantes que sont l'analyse, le suivi de performance et la planification.

Intégrations et accès en tous lieux

L'autre argument fréquemment invoqué par l'éditeur consiste à mettre en avant l'intégration de ses outils avec Office. C'est particulièrement le cas avec Excel qui sert ainsi de frontal pour l'analyse de données en tirant parti des fonctionnalités de la version 2007 : formatage conditionnel des cellules et capacité de traitement étendues permettant de travailler sur des feuilles de calcul comptant jusqu'à un million d'entrées.

L'intégration d'Office avec SharePoint permet depuis Excel d'aller poster directement les documents d'analyse sur un site départemental.

Via SharePoint, il est possible de publier des feuilles de calcul accessibles depuis un navigateur à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise, ouvrant l'accès de ces données à tous les collaborateurs et partenaires de l'entreprise, sans nécessité de disposer d'Excel.

Enfin, les sites SharePoint étant accessibles depuis une connexion Internet ainsi qu'à partir de Windows Mobile, tout employé est en mesure de travailler de façon sécurisée sur ces documents où qu'il se trouve.

Dernier point et non des moindres, l'intégration à des fins d'analyse des données en provenance des applications métiers. En s'appuyant sur SQL Server 2005 (et bientôt sur le cru 2008), il est possible de consolider, de « nettoyer », de convertir les données de production en vue d'alimenter un entrepôt de données. Ces données pourront ensuite être mises à la disposition des utilisateurs par l'intermédiaire d'Excel ou faire l'objet de traitements complémentaires via Performance Point Server.

La consolidation du marché 

Une partie de la stratégie de Microsoft consiste à capitaliser sur le mouvement de consolidation qui a vu ces dernières années la plupart des éditeurs indépendants de solutions de BI se faire racheter : Hyperion par Oracle, Business Objects par SAP et plus récemment Cognos par IBM.

Ces acquisitions amènent logiquement les directions informatiques à s'interroger sur les implications de ces rachats et Microsoft espère représenter une alternative séduisante en se présentant en fournisseur pérenne.

Dans un contexte grand comptes, Microsoft considère qu'en moyenne de six à dix outils différents de BI sont utilisés et qu'une consolidation ainsi qu'une standardisation viendront à terme rationaliser l'usage de ces outils. Entretenir des compétences sur des plate-formes hétérogènes coûte cher et la rationalisation prédite permet à Microsoft d'espérer fournir la plate-forme consolidée qui leur succèdera.

Enfin, Microsoft compte marquer des points sur ce marché en pratiquant une politique tarifaire qui mette la BI à la portée d'un plus grand nombre d'entreprise.

IV.               Synergies 

Au-delà des points forts de chacun des domaines décrits plus haut, ce qui fait la force d'Office system tient à l'intégration de chacune des composantes de cette plate-forme. On l'a vu plus haut, collaboration et communication sont profondément imbriquées et se renforcent mutuellement. L'offre de Business Intelligence s'appuie sur SharePoint qui complète Performance Point en apportant des services de publication et de travail collaboratif. Les deux autres composantes d'Office server que sont l'ECM et la recherche viennent nourrir la collaboration et l'analyse et donc la BI.

Ce que met en avant Microsoft est que sa plate-forme de Business Productivity, considérée dans sa globalité, représente un potentiel de productivité plus important que l'addition des gains liés à chaque domaine considéré isolément : Le tout représentant plus que la somme des parties.

Les composantes techniques de l'offre

Office System repose sur deux composantes systèmes que sont Windows Server d'une part et SQL Server d'autre part, ce moteur étant notamment utilisé par SharePoint ou Communications Server pour le stockage de leurs données.

Office Server comprend un client matérialisé par Office Enterprise, cette version d'Office intégrant des composantes telles que Groove mais encore Office Communicator.

Les composantes serveurs consisteront en Exchange Server 2007 SP1 pour ce qui relève de la messagerie, du partage d'agenda et de contacts, de Communications Server 2007 pour a messagerie instantanée, la VoIP et la vidéo conférence, de SharePoint Server 2007 pour la collaboration et enfin de Performance Point Server 20007 pour la Business Intelligence.

Les atouts de Microsoft sur ce marché

Avec Office System, Microsoft créée une catégorie d'outil de productivité d'entreprise qui représente un fort potentiel de croissance pour l'éditeur.

Si le nombre d'acteurs visant l'un ou l'autre de ces marchés est important, un des atouts de Microsoft est de disposer, avec Office system, d'une plate-forme qui représente la version « entreprise » d'Office tant l'intégration technique, fonctionnelle et commerciale est forte entre les différentes composantes.

La stratégie des petits pas

Le déploiement d'une plate-forme aussi riche qu'Office system ne peut s'envisager dans le court, ni même le moyen terme. Les implications organisationnelles des fonctionnalités apportées par la collaboration, la communication unifiées ou la Business Intelligence sont telles qu'il faudra plusieurs années pour pouvoir envisager de déployer tout ou partie de ces scénarios.

Ce que permet Office system est un déploiement progressif, pas à pas, qui puisse à chaque étape capitaliser sur ce qui a déjà été déployé en s'appuyant sur une infrastructure technique basée sur Windows Server et Active directory.

L'utilisation de Windows Server conduit « naturellement » à l'installation de Windows SharePoint Services qui conduit au bout d'un moment à considérer SharePoint Server, ce dernier permettant d'envisager de mettre en place la gestion électronique de documents...

Un licencing incitant à déployer la plate-forme dans son ensemble

Avec l'introduction d'Office System 2007, Microsoft a introduit un nouveau type de licence utilisateur (CAL pour Client Access Licence) qui différentie les services « standards » d'une application serveur de ses fonctionnalités avancées. Dans le cas d'Exchange Server 2007, l'utilisation de la messagerie unifiée nécessite ainsi une CAL « Enterprise » en complément de la « Base » CAL.

La même distinction vaut pour Communications Server, SharePoint Server...

D'autre part, Microsoft commercialise depuis quelques années une CAL particulière, appelée Core CAL, qui comprend une licence Windows Server, Exchange Server, SharePoint Server et System Center (SMS & MOM), le tout étant discounté par rapport au coût d'acquisition de ces CAL séparément. Les CAL inclues dans la Core CAL sont des « base » CAL.

Depuis l'introduction d'Office system 2007, Microsoft a introduit une nouvelle CAL, appelée « Enterprise CAL » qui représente là encore un bundle de CAL « Enterprise » et qui est proposée à un coût incitatif puisque cette nouvelle licence représente un discount de plus de la moitié du prix par rapport au coût des licences acquises séparément. Le coût de l'Enterprise CAL équivaut à deux fois celui de la Core CAL.

Cette politique tarifaire représente une barrière redoutable à franchir pour une solution concurrente.

Dans ce schéma, la mise en place par exemple de services de collaboration avancés qui comprennent notamment la gestion électronique de documents n'implique que l'acquisition d'une CAL Enterprise pour SharePoint, la CAL de Base étant généralement présente. Le coût marginal de déploiement de cette nouvelle application sera alors sans commune mesure avec l'ensemble des coûts induits par le déploiement d'une solution alternative.

Si, autre exemple, l'entreprise est en outre intéressée par la protection de documents sensibles au moyen de « Information Rights Management », elle aura intérêt à souscrire à l'Enterprise CAL qui lui coûtera moins cher que les deux CAL enterprises acquises simultanément. Ce faisant, elle aura acquis les droits nécessaires au déploiement de Toutes les fonctionnalités Enterprise des serveurs Office Server et pourra par la suite déployer progressivement ces services sans avoir à budgéter de coûts de licences additionnels.

Office system plate-forme de développement

Ce dernier aspect, non évoqué jusqu'ici faute de place, constitue un atout supplémentaire poussant à considérer Office system. En reposant sur Windows Server et donc sur le Framework .NET intégré à cette plate-forme, toute entreprise pourra prendre appui sur les services de ce Framework pour développer des applications métiers mettant en œuvre des flux de travail (Workflow), s'intégrant avec les données des applications de production (via le Business Data Connector ou BDC qui fait partie de SharePoint) ou encore développer des interfaces Web pour ses applications en fonction des besoins.

Microsoft pousse également à l'utilisation d'Office (client) en tant qu'application frontale des applications métiers de chaque entreprise. En s'appuyant sur les schémas extensibles d'Open XML et en reposant sur les services de connexion aux données du BDC, il est possible d'employer Word, Excel ou Outlook en tant que frontal de toute application métier. C'est cette approche qui est à l'origine de Duet, un co-développement réalisé entre SAP et Microsoft qui permet d'utiliser une version modifiée d'Outlook pour saisir des informations qui seront directement intégrées dans l'ERP.

Office system un nouvel Office pour l'entreprise ?

Avec Office system, Microsoft fait preuve d'initiative en lançant une offensive de fond sur un marché encore inexploré que l'éditeur appelle « business productivity ». Beaucoup d'éléments dans la stratégie mise en œuvre évoquent irrésistiblement les recettes déjà à l'œuvre dans le succès d'Office sur le poste de travail. Qu'il s'agisse de l'intégration des différentes composantes ou de la politique tarifaire, ces tactiques qui ont souri à Microsoft pourraient potentiellement produire les mêmes effets.

Les premiers succès rencontrés dans la collaboration avec SharePoint, la progression des ventes de SQL Server ou l'intérêt très fort manifesté pour les solutions de communication unifiées témoignent d'une certaine réceptivité des entreprises pour cette approche.

Si les premiers signes sont encourageants pour Microsoft, il faudra dans le meilleur des cas des années pour que les entreprises déploient une infrastructure de ce type. Le succès de cette stratégie mettra donc des années à se dessiner, elle dépendra sans doute de la qualité de l'exécution mais aussi bien sûr de la pertinence des solutions alternatives.

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Demain : cinquième et dernière partie
Le développement
L'impact de Silverlight sur le RIA (Rich Internet Application) face à Flash d'Adobe
.Net 3.0 & 3.5 face à J2EE
La plate-forme Oslo : direction stratégique de Microsoft en matière de SOA

Première partie : Microsoft à la croisée des chemins

Deuxième partie : Le poste Client

Troisième partie : L'infrastructure serveur

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Hugo Lunardelli a occupé différentes fonctions marketing au sein de Microsoft France et de Microsoft Europe avant de démarrer une activité de consultant, d'analyste et de journaliste.
Il co-anime, avec Bernard Laur, « Face à Microsoft : quels choix, quelles stratégies ? » un séminaire de deux jours visant à apporter une information complète sur Microsoft, sa stratégie, ses partenariats, son organisation au niveau mondial et national ; à présenter une vision complète de son offre présente et à venir et enfin à donner les clefs d'un choix de licence optimisé.