Les 10 règles de bonne conduite dans les conférences en ligne
Par Audrey Baruch, Responsable Commerciale Grands Comptes, WebEx France

Dans les conférences Web, les participants ne communiquent certes que virtuellement entre eux, mais cela ne signifie pas qu'ils ne risquent pas de faire mauvaise impression sur leurs partenaires commerciaux. Tous ceux qui croient qu'il n'est pas nécessaire de respecter une étiquette, parce qu'ils ne voient pas leurs interlocuteurs, ont tort. Qu'il s'agisse d'une réunion en ligne, d'une présentation sur le Web ou d'une formation sur Internet, il est tout aussi important d'avoir un comportement correct que dans une réunion en face en face. Voici donc les règles d'or pour les conférences en ligne :

• Soyez ponctuels: dans les relations commerciales au quotidien, la ponctualité est une priorité absolue. Arriver en retard est partout un impardonnable faux-pas, parce que vous dérobez à autrui quelque chose que vous ne pouvez pas leur rendre: leur temps. Si vous savez que vous serez forcément en retard, prévenez vos partenaires commerciaux à l'avance. Vous leur donnez ainsi au moins la possibilité d'utiliser à bon escient leur temps d'attente.

• Formez-vous aux outils: avant de commencer une conférence Web ou d'y participer, veillez à vous familiariser avec les outils. Rien n'est plus embarrassant qu'un hôte ou un modérateur qui ne cesse de commettre des erreurs ou d'ouvrir inutilement des fenêtres sur le bureau. De même, il est tout aussi gênant d'arriver en retard parce que vous ne maîtrisez pas les outils.

• Conférences Web sans webcam- surveillez votre voix: le langage corporel et les expressions du visage sont bien évidemment absents des réunions virtuelles sans webcam. Par conséquent, les participants doivent être prudents sur la teneur de leurs propos et sur la façon dont ils s'expriment, afin d'éviter tout malentendu. Une astuce : sachez que si vous souriez lorsque vous parlez, même au téléphone, votre sourire transparaîtra dans les intonations de votre voix. Alors, souriez!

• Conférences Web avec webcam- ayez une tenue vestimentaire et une gestuelle correctes : si vous pouvez visualiser vos partenaires commerciaux, adoptez une tenue vestimentaire professionnelle, au moins pour la partie de vous-même qui sera visible. Lorsque vous vous exprimez, pensez à éviter des gestes qui peuvent être mal interprétés dans d'autres cultures. De même, la caméra doit être réglée de façon à ce que vous regardiez directement dans l'objectif. Vos interlocuteurs auront ainsi l'impression que vous vous adressez à eux personnellement. Nous vous conseillons aussi de choisir judicieusement l'arrière-plan et l'éclairage. Vous n'aurez pas l'air sérieux si l'on entrevoit derrière vous un stagiaire en train de faire des photocopies...

• Donnez toujours votre nom: lorsque vous intervenez dans une conférence Web, donnez toujours votre nom d'abord. En effet, il est quasiment impossible pour les autres participants de reconnaître un intervenant simplement au son de sa voix.

• Laissez les autres terminer ce qu'ils ont à dire: laisser les autres participants terminer leurs phrases ou leurs discours est l'une plus importantes règles de l'étiquette en Allemagne. Vous pouvez toutefois vous permettre d'interrompre des monologues interminables en posant des questions. Par politesse, si vous interrompez quelqu'un, posez-lui une question fermée en rapport direct avec le sujet traité. Vous pouvez aussi poser des questions importantes dans le volet de discussion en ligne intégré. S'il ne reste plus assez de temps pour une session de questions et réponses, vous pouvez répondre par écrit à toutes les questions restantes après la réunion.

• Veillez à ne pas souffler dans votre combiné casque-micro: tous les bruits de respiration forte et autres sons sont retransmis, et pas seulement lorsque vous utilisez un combiné casque-micro. Le téléphone retransmet aussi ces bruits gênants. Pensez à activer le bouton silence lorsque les autres participants font une présentation ou parlent.

• Présentez les participants: les hôtes doivent présenter brièvement tous les participants au début d'une conférence Web. Cette démarche crée une bonne sensibilisation, et introduit un côté plus personnel dans les interactions. Tous les noms sont visibles dans la liste de participation intégrée. Il est ainsi possible de s'adresser personnellement à chacun des participants.

• Ne vous laissez pas distraire par d'autres activités - résistez à l'envie de faire autre chose en même temps : même s'il est difficile de repérer ceux qui se laissent distraire pendant une conférence Web, il existe certaines fonctions de feedback qui permettent de les détecter aisément. Les conséquences sont gênantes pour les personnes prises la main dans le sac et cela donne une mauvaise image de leur conscience professionnelle. La prudence est donc de mise: dans certains cas, les hôtes peuvent détecter ceux qui font autre chose à côté. Ils ne peuvent pas voir le contenu précis consulté par la personne inattentive, mais peuvent réagir s'ils s'aperçoivent que le participant s'est laissé distraire. Un conseil à l'attention des hôtes ou des modérateurs: organisez des réunions, des formations ou des présentations à la fois interactives et intéressantes (avec des sondages, des outils de commentaires, des discussions en ligne, etc.) dans lesquelles les participants peuvent jouer un rôle actif et ne seront pas tentés de faire autre chose.

• Nettoyez le bureau: si vous partagez le bureau avec d'autres participants pendant une réunion, veillez à présenter un bureau bien net. Les bureaux désordonnés et encombrés n'ont pas leur place dans une réunion professionnelle.