Xerox Global Services étend son offre

XGS propose un service d'archivage électronique. Cette offre s'appuie essentiellement sur la loi du 13 mars 2000 qui établit l'équivalence de preuve entre le papier et l'électronique, si et seulement si l'intégrité du document est garantie, sa provenance identifiée et les changements enregistrés et visibles.

Le service proposé par Xerox se décline en quatre étapes. Le versement intègre les documents électroniques en vérifiant l'intégrité du document et des index pendant le transfert. L'enregistrement est la phase durant laquelle le document, ses métadonnées et l'historique des modifications effectuées sont enregistrés dans un coffre-fort électronique Xerox. Afin d'enregistrer l'authenticité et l'intégrité, ces fichiers sont par ailleurs signés électroniquement, puis enregistrés sur deux sites XGS sur des supports magnétiques sécurisés. La gestion de l'archive sur l'intégralité de sa durée de vie pérennise le document archivé, via des contrôles de lisibilité périodiques et le renouvellement régulier des supports d'archivage. Enfin, la restitution permet aux utilisateurs de consulter leurs archives par le biais d'une interface de recherche multi-critères sécurisée, et de les faire imprimer et certifier conformes par Xerox.

Les données sont stockées en trois endroits différents : dans un coffre-fort électronique, sur un site de back up et sur une bande magnétique placée dans un coffre-fort ignifugé. Par construction, les documents disposent également d'une signature électronique permettant d'en identifier l'auteur et d'offrir la garantie de non-répudiation. Ils sont enfin horodatés, ce qui permet de suivre leur traçabilité et les changements opérés depuis leur archivage. XGS a choisi de modifier les supports d'archivage tous les 3 ans et, par mesure de sécurité, de revoir le coffre-fort électronique tous les 5 ans.