Mesurer le coût et de la valeur du SI pour en améliorer la performance
Par Joachim Treyer, associé Cost House

La mesure et la maîtrise des coûts constituent l'une des préoccupations récurrentes des DSI. La démarche de mise en place d'un référentiel économique au sein d'une DSI dépasse cependant le cadre de la maîtrise des coûts. Un tel référentiel mérite, en outre, d'être complété par une approche de mesure de la valeur du système d'information afin de fournir des outils de pilotage efficaces en termes d'amélioration de la performance. Cet article s'inscrit dans le cadre de la conférence DSI 2010

La mise en œuvre d'un référentiel économique, typiquement au travers d'une approche ABC (Activity Based Costing), consiste à modéliser le fonctionnement de la DSI sous la forme d'un ensemble d'activités organisées en processus. A ce titre, le « modèle de benchmarking des coûts informatiques » du CIGREF qui s'articule autour de 6 processus constitue une base intéressante pour la mise en œuvre d'un tel référentiel (http://cigref.typepad.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2007/pilotage_economique/Pilotage_Economique_2007.pdf).

Chacun des processus fournit des prestations aux « clients » de la DSI (mise à disposition d'applications, mise à disposition de postes de travail, projets,...). En outre, les activités composant les processus au sens ABC peuvent tout à fait être cohérentes par rapport à une démarche de type ITIL.

L'ensemble des prestations fournies par les processus constitue ainsi le catalogue de services proposé par la DSI à ses clients (les métiers ou MOA, en général).

Selon l'approche ABC, les différentes activités du modèle consomment des ressources (jours / hommes, achats, locations, maintenance) représentant le budget complet de la DSI.

Ces activités sont, à leur tour, consommées par les prestations du catalogue de services. La consommation des activités par les prestations se mesure au travers d'inducteurs d'activités qui sont des unités d'œuvre techniques adaptées au métier de la DSI.

Cette démarche, qui induit un rapprochement fort entre « technique » et « économique », permet dès lors de calculer finement les coûts de chaque activité, de chaque inducteur et, au final, de chaque prestation du catalogue de services.

L'un des principaux intérêts de la mise en place d'un référentiel économique consiste précisément à disposer d'une mesure fine des coûts de la DSI qui font partie des coûts indirects émanant des fonctions support de l'entreprise.

La mise en place d'un tel référentiel présente néanmoins des intérêts complémentaires pour la DSI et ses clients.

Les apports pour les clients ou métiers

Le catalogue de services supporté par le référentiel économique constitue l'interface, ou le pivot, entre la DSI et ses clients.

La structure même des prestations proposées par le catalogue de services définit le mode de relation avec les clients et donc, par voie de conséquence, les modalités de fonctionnement opérationnel entre les équipes.

Les prestations du catalogue de services doivent donc être cohérentes par rapport aux métiers des clients. Leur consommation doit ainsi pouvoir être mesurée par une unité d'œuvre simple et maîtrisée par les clients (inducteur de coûts). La consommation d'une prestation « mise à disposition de l'application paie », par exemple, pourrait ainsi être mesurée en fonction du nombre de bulletins de paie.

Les apports pour la DSI

Au travers d'un référentiel économique, la DSI dispose d'un outil lui permettant d'offrir une transparence sur la formation des coûts vis-à-vis de ses clients. Elle dispose, par ailleurs, d'un catalogue de services et d'un modèle d'activités partagés par les différentes entités qui composent la DSI.

Une telle démarche permet, en outre, d'établir un référentiel commun (en termes d'activités et de services notamment) entre les différentes entités de la DSI (production, études,...) et de diffuser une culture économique au sein des entités opérationnelles.

La mise en œuvre d'un référentiel économique permet enfin surtout d'identifier des leviers et chantiers de productivité lors des phases d'analyse.

Les apports pour le Contrôle de Gestion

La mise en place d'un référentiel économique permet au Contrôle de Gestion :

• de disposer d'un outil dépassant les approches analytiques,
• de proposer une vision transparente des coûts en introduisant un lien entre les aspects économiques et techniques,
• de proposer une approche cohérente de mesure des coûts indirects que représente le SI dans le cadre des processus métier,
• de renforcer les liens avec les entités opérationnelles en termes de participation à l'évaluation des coûts et en termes d'utilisation des données économiques produites (identification de pistes d'amélioration),
• de mettre en place, le cas échéant, un modèle de facturation robuste,
• d'aider à la construction budgétaire.

La valeur du SI, un outil de pilotage trop peu utilisé

L'optimisation de la valeur créée peut être valablement considérée comme l'un des objectifs de la gouvernance des systèmes d'information. Il en résulte que l'évaluation de la valeur constitue une bonne métrique pour mesurer l'efficacité de la gouvernance mise en œuvre par la DSI.

Etroitement liée à la problématique de la mesure des coûts, celle de la mesure de la valeur est souvent abordée sous l'angle restrictif des gains futurs générés par un projet. De nombreuses approches de mesure de valeur d'un système d'information se cantonnent, en effet, à l'évaluation de la valeur future des projets. Ces approches donnent une vision dynamique de la création de valeur soutenue par des projets. Elles ont souvent pour objet de permettre un pilotage des investissements en arbitrant entre différents projets.

La valeur d'un système d'information doit cependant aussi être abordée, selon une vision statique, sous l'angle patrimonial : à un instant donné, hors de tout contexte lié à un projet, un système d'information représente une valeur pour l'entreprise. En outre, cette valeur dépasse clairement celle des actifs correspondant au bilan de l'entreprise. La valeur du système d'information fait ainsi pleinement partie de la problématique de l'évaluation du capital immatériel de l'entreprise.

Ces deux visions « statique » / « dynamique » correspondent aussi à l'approche « récurrent » / « variable » des activités liées à un système d'information : la part « récurrente » correspond à l'exploitation du patrimoine applicatif et la part « variable » correspond aux projets.

Ces approches ont été détaillées dans un White Paper publié par le CEISAR, Centre d'Excellence en Architecture d'Enterprise de l'Ecole Centrale Paris (http://www.ceisar.org/), dont des éléments sont repris ci-dessous.

Les apports en termes de gestion du portefeuille projets

Dans le cadre d'un projet, la mesure de création de valeur relève de l'entité métier à l'origine du besoin ayant motivé le projet.

De façon à être pertinente, la mesure de la valeur future générée par des projets doit être abordée de façon cohérente et homogène entre les projets. Cette consistance passe par l'adoption d'un cadre plus ou moins formel d'évaluation des projets. Un tel cadre est souvent apporté par une démarche de gestion de portefeuille de projets qui permet de structurer le mode d'évaluation de la valeur des projets.

Des approches purement financières de l'évaluation de la valeur d'un projet s'appuient typiquement sur des notions de VAN (Valeur Actualisée Nette) ou de Pay Back par exemple.

Ces approches présentent cependant un certain nombre de limites et doivent être utilisées avec précaution. Une évaluation purement financière de la valeur d'un projet nécessite d'être interprétée au regard des hypothèses qui ont servi à l'évaluation. De plus, l'évaluation financière d'un projet ne prend généralement pas en compte les bénéfices intangibles que peut procurer un projet, justement parce que l'estimation financière d'un bénéfice intangible est délicate.

Les apports en termes de rationalisation du patrimoine

Le système d'information constitue un capital de l'entreprise à même de créer de la valeur dans le futur.

La valeur du système d'information, au sens du patrimoine, peut être évaluée par des approches du type « analyse de la valeur » transposées du monde industriel. L'analyse de la valeur ou analyse fonctionnelle a pour objet d'affecter une valeur relative aux différentes fonctions d'un produit. Cette approche peut être transposée au domaine des systèmes d'information, en l'appliquant au portefeuille d'applications de la DSI.

La mise à disposition des applications pour les différents métiers de l'entreprise doit avoir une valeur en contrepartie du coût qu'elle représente.

L'analyse de la valeur du patrimoine applicatif consiste alors à effectuer une comparaison croisée de la valeur de chaque application. Cette analyse permet ainsi de déterminer le poids de chaque application au regard de la valeur globale du portefeuille.

La comparaison, pour chaque application, du poids en terme de valeur par rapport au poids en termes de coûts permet de mettre en évidence des pistes d'amélioration focalisées sur les applications ayant le ratio « valeur / coût » le plus faible.

Une telle approche « analyse de la valeur » doit permettre d'optimiser les coûts récurrents de la DSI par une rationalisation du patrimoine applicatif.

La contribution du système d'information au capital immatériel de l'entreprise

La valeur du système d'information peut aussi être abordée sous l'angle du capital immatériel auquel il contribue. Il existe de multiples décompositions possibles du capital immatériel d'une entreprise. A titre d'exemple, le CIGREF propose une déclinaison en trois composantes :

• Capital humain : connaissances, compétences, motivation,...
• Capital organisationnel : processus, innovation, culture,...
• Capital relationnel : relations clients, autres parties prenantes, marque,...

La valeur du système d'information dans une optique « capital immatériel » peut être appréhendée au travers d'un ensemble d'indicateurs qualitatifs permettant de mesurer l'évolution de cette valeur au cours du temps :

• Evaluation du patrimoine applicatif en termes de points de fonctions,
• Agilité : capacité à s'adapter, rapidement et avec des coûts maîtrisés, à un changement d'environnement,
• Qualité des services proposés par la DSI (évalués par le nombre d'incidents gérés par la Hot Line par exemple),
• Niveau d'obsolescence des technologies supportant le patrimoine applicatif,
• Niveau de mutualisation des composants constituant le système d'information,
• ...

La mesure de tels indicateurs permet d'évaluer l'augmentation (ou la diminution) de valeur du système d'information. De tels indicateurs permettent surtout de mesurer la contribution des projets à la valeur patrimoniale du système d'information au-delà des gains financiers escomptés par les métiers.

Conclusion

Il apparaît clairement que la mesure de la valeur du système d'information constitue, en complément de la mesure des coûts, un enjeu majeur pour le pilotage de la performance de la DSI.

Un projet de mise en place d'un référentiel économique constitue souvent, pour une DSI, la première étape nécessaire pour le pilotage et la maîtrise des coûts.

Des chantiers d'analyse de la valeur, de gestion de portefeuille projets ou d'évaluation du capital immatériel SI permettent, de leur côté, d'intégrer la dimension « valeur » et de positionner justement la DSI en tant que contributeur à la génération de valeur pour l'entreprise.

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Joachim Treyer est associé du cabinet Cost House, en charge du domaine Systèmes d'Information. Cost House (http://www.cost-house.com/) est un cabinet spécialisé en amélioration de la performance économique qui intervient dans les domaines industriel, système d'information et marketing. Cost House a notamment développé une expertise en termes de mise en œuvre de référentiels économiques dans le domaine des systèmes d'information. Joachim Treyer a, en outre, contribué aux travaux du CEISAR relatifs à la valeur.