Quelle politique des entreprises en matière de messagerie ?

On sait que la messagerie électronique est la « killer application » de l'Internet depuis longtemps. Mais cette application n'est pas sans poser de problèmes notamment lié au spam et aux différents malwares qu'elle transmets via les pièces attachées. Dans le cadre de l'entreprise, les utilisateurs n'ont en général reçu aucune information sur une utilisation « raisonnable » de cette application ni aucune instruction sur la sauvegarde et l'archivage des documents reçus.  

 

C'est ce que révèle l'éditeur de solutions d'archivage unifiées GFT inboxx, dans le cadre d'une enquête auprès  de 260 utilisateurs finals concernant leur perception de l'email en entreprise. Les résultats mettent en avant l'utilisation de l'email dans le milieu professionnel, notamment les pratiques des utilisateurs vis-à-vis du stockage des informations électroniques, ainsi que la mise en place et le respect des politiques de messagerie.

 

L'enquête dévoile notamment que :

-  Plus de 75% des employés n'ont reçu aucune instruction concernant l'archivage ou la sauvegarde des communications email professionnelles

-  Plus d'un tiers des employés a perdu et n'a jamais retrouvé des documents électroniques importants, mettant en cause la conformité réglementaire de leur entreprise

-  Les mauvaises habitudes des utilisateurs pèsent lourdement sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage des entreprises - 41% des travailleurs laissent des fichiers attachés à des emails et presque la moitié n'a pas de limite sur la taille de sa boîte aux lettres

- Les utilisateurs finaux considèrent l'archivage comme une tâche complexe et laborieuse

- Deux personnes sur trois interrogées indiquent que le nombre de mails qu'elles peuvent stockées est limité mais que cette limite est appliqué réellement que pour 51 % d'entre elles.

 

Manque de rigueur ou  de communication

 

Les résultats indiquent que les réseaux de nombreuses entreprises manquent de structure et de contrôle en termes d'utilisation de l'email et du stockage des documents électroniques. Ils soulèvent des questions par rapport à la capacité des entreprises à respecter les réglementations vis-à-vis de l'email et révèlent la lourde charge pesant sur les serveurs de messagerie et les ressources de stockage en raison de l'absence d'une politique de messagerie centralisée.

 

 « Il y a deux hypothèses possibles pour expliquer ces résultats : soit les entreprises n'ont pas encore une approche rigoureuse vis-à-vis du stockage de l'information et de la gestion de l'email, soit elles n'ont pas communiqué de façon efficace les règles à leurs salariés et ont ainsi des difficultés à contrôler leur utilisation de l'email et le stockage des informations critiques » souligne Juergen Obermann, CEO de GFT inboxx. Une question à laquelle il serait intéressant d'avoir une réponse.